Miltä näyttää organisaatio, joka on oikeasti valmis tulevaisuuteen?

Moni meistä tekee jotain ’tulevaisuuden eteen’. Itse esimerkiksi säästän ja sijoitan, opiskelen lisää, ja pyrin pysymään perillä maailman muutoksista ja pohtimaan, miten ne voivat vaikuttaa tulevaisuuteeni. Puolisoni kanssa meillä on ajatuksia siitä, millaisia remontteja teemme ja milloin. Lapsemme ovat tietyn ikäisiä, ja pystymme ennakoimaan, milloin heidän elämässään tapahtuu murrosvaiheita.

Myös valtaosassa organisaatioita tulevaisuuteen eteen tehdään asioita. Tunnistetaan megatrendejä, tehdään skenaariotyötä, päivitetään strategiaa. Samaan aikaan silti tuntuu, että yllättävän harva organisaatio on oikeasti valmis tulevaisuuteen. Selityskin on yksinkertainen – ongelma ei ole tiedon puute vaan toimintatavat, joilla organisaatio arjessa operoi.

Tulevaisuusvalmius on mielestäni joukko arjen käyttäytymismalleja, jotka näkyvät organisaatiossa erityisesti silloin, kun tilanne on epäselvä, keskeneräinen ja ehkä niiden seurauksena myös epämukava. Seuraavan viiden kysymyksen kautta voitkin pohtia sitä, kuinka valmis organisaationne on kohtaamaan tulevaisuuden toimintaympäristön yllättävätkin muutokset.

Kysymys 1: Kuinka nopeasti teette päätöksiä ilman täydellistä tietoa?

Monet organisaatiot sanovat olevansa dataohjautuvia, mikä on tietysti hyvä asia. Haasteeksi se muodostuu, jos käytäntö muodostuu sellaiseksi, että päätöksiä siirretään, kunnes tietoa on riittävästi. Tarvitaanko etenemiseen oikeasti uusi selvitys, raportti tai työryhmä, vai olisiko etenemisen kannalta parempi tehdä päätös hieman epävarmemmilla tiedoilla, ja korjata tarvittaessa?

Epävarmuudessa pärjäävät organisaatiot tekevät riittävän hyviä päätöksiä nopeasti, ja korjaavat suuntaa liikkeessä. Muut jäävät odottamaan varmuutta, jota ei ehkä koskaan tule.

Kysymys 2: Miten päätätte, minkä tekemisen lopetatte ja milloin?

Valitettavan harva organisaatio osaa vastata tähän kysymykseen. Lähes kaikilla on avauksia, innovaatioita ja kehitysohjelmia. Samaan aikaan oikeastaan mikään ei lopu. Pahimmassa tapauksessa suunnitelmat ja ohjelmat vain hiipuvat unholaan ja lakaistaan maton alle pikkuhiljaa. Onko teillä olemassa ajatus siitä, miten päätetään jonkin tekemisen lopettamisesta ja milloin? Mikä lopetetaan?

Tulevaisuusvalmiudessa keskeistä on kyky luopua. Organisaatiot, jotka eivät systemaattisesti vapauta resursseja vanhasta (ainakaan tietoisesti), eivät saa tilaa uudelle.

Kysymys 3: Kuinka nopeasti opitte?

Monessa organisaatiossa ’kokeilukulttuuri’ on puheissa olemassa. Käytännössä kuitenkin kokeilut ontuvat – ovat hitaita, raskaita, epäselviä. Pilotti voi kestää kuukausia, ja lopulta kukaan ei oikein tiedä, mitä siitä opittiin, tai mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.

Tulevaisuusvalmiissa organisaatiossa oppiminen on nopea sykli: nopeasti ideasta kokeilu ja kokeilusta päätös. Ymmärretään, mitä ollaan oikeasti kokeilemassa, mitä oppeja haetaan, ja määritellään jo ennakkoon tietyissä rajoissa se, minkälaiset tulokset ovat onnistuneita. Näin ei mennä siihen, että katsotaan mitä tulee, ja päätetään sitten, onko se hyödyllistä.

Kokeilun idea on (kärjistetysti) testata esimerkiksi A/B-testauksella, saadaanko tästä haluttua hyötyä. ’Mikä vain hyöty’ ei ole riittävän hyvä, jos sitä ei arvioida suhteessa tavoitteisiin ja vaihtoehtoiskustannuksiin.

Kysymys 4: Miten strategianne näkyy arjen työssä (ja näkyykö se yhtenäisesti)?

Jos kysyt organisaationne keskijohdolta, mitä strategia tarkoittaa heidän päivittäisessä työssään, saatko yhtenäisen vastauksen, vai kymmenen erilaista tulkintaa?

Tulevaisuus ei toteudu strategiapäivissä, vaan tuhansissa pienissä päätöksissä arjen keskellä. Organisaatio on valmis tulevaisuuteen vasta silloin, kun ihmiset pystyvät tekemään itsenäisiä päätöksiä, jotka ovat linjassa valitun suunnan kanssa (ilman, että jokainen asia eskaloidaan ’varmuuden vuoksi’ ylemmälle tasolle).

Kysymys 5: Uskalletaanko teillä olla asioista eri mieltä?

Monessa tiimissä ja organisaatiossa on hyvä henki. Jälleen kerran isossa kuvassa tämä on hyvä asia. Haasteita muodostuu, mikäli hyvän hengen ylläpitämiseksi (tai jostain muusta syystä) eriäviä näkemyksiä ei haluta tuoda esiin. Tällöin päätökset näyttävät yksimielisiltä, mutta eivät välttämättä perustu todelliseen tilannekuvaan tai ota huomioon kriittisiä kysymyksiä.

Tulevaisuusvalmiissa organisaatiossa ristiriita ei ole uhka, vaan resurssi, jota hyödynnetään aktiivisesti. Tarkoituksena ei ole (tietenkään) hakea täydellistä varmuutta ja tietoa asioista, vaan tunnistaa olennainen, haastaa tietoisesti ja tarkoituksellisesti liian yksimielisiltä ja ’oikeilta’ vaikuttavat päätökset, ja varmistaa, että päätöksemme pohjautuvat harkittuihin oletuksiin, ei ensimmäiseen ratkaisuvaihtoehtoon.

Kohti tulevaisuusvalmista organisaatiota

Näiden kysymysten kautta päästään käsiksi tulevaisuusvalmiiseen organisaatioon. Lista ei ole kaikenkattava eikä täydelliseen tietoon pohjautuva (😉), mutta sanottakoon, että organisaatiot, jotka pystyvät tekemään päätöksiä epävarmuudessa, jotka varmistavat vanhasta luopumisen tarvittaessa, jotka pyrkivät nopeaan oppimiseen, joiden strategia näkyy arjen valinnoissa, ja joissa asioista uskalletaan olla eri mieltä, ovat merkittävästi valmiimpia alati muuttuvan toimintaympäristön esittämiin haasteisiin kuin organisaatiot, joissa näitä ei ole mietitty tai joissa nämä ovat ’vähän sinnepäin’.